Algemene Voorwaarden Inspiratie Event 2024

Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de deelname van exposanten aan het Inspiratie Event op 22 oktober 2024 georganiseerd door Groningen Conventions (hierna "Organisator" genoemd)
Het Inspiratie Event vindt plaats in de Martinikerk en het Forum
De exposanten krijgen toegang tot de exposantenvloer met maximaal 2 personen
Door deel te nemen aan dit evenement stemt de exposant in met deze algemene voorwaarden.

Indeling & stands

De Organisator behoudt zich het recht om de indeling van de plek van de exposant te bepalen
De deelnemer heeft gedurende de overeengekomen periode recht op een plek zoals vastgesteld door de Organisator. De vastgestelde locatie, oppervlakte en type van de standruimte zijn bindend
De exposant heeft geen recht op een specifieke plek, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen met de Organisator
De exposant krijgt de ruimte van 3 x 3 meter ter beschikking
De exposant is verantwoordelijk voor het op tijd opbouwen en afbouwen van de plek volgens de vastgestelde planning en tijdschema's van de Organisator
De exposant is verantwoordelijk voor het bemannen van zijn/ haar plek gedurende de volledige duur van het evenement, volgens de vastgestelde openingstijden.

Bereikbaarheid Martinikerk / laden & lossen

Om de binnenstad in te mogen rijden met een bedrijfsauto is het nodig om een ontheffing aan te vragen op kenteken. Als u wilt laden en lossen bij de Martinikerk op 22 oktober tussen 08:00 en 12:00 zou u deze dus moeten aanvragen.
Voor het aanvragen van een ontheffing en meer informatie kunt u de volgende link gebruiken https://gemeente.groningen.nl/ontheffing-venstertijdengebied-of-autovrijgebied
De kosten van deze ontheffing bedragen €4,30
Voor het laden & lossen met personen auto’s, is geen ontheffing nodig.

Betaling

Betaling van de deelname kosten en alle overige betalingen dienen betaald te worden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij op de factuur een afwijkende vervaldatum is aangegeven
De Organisator heeft het recht te factureren zodra de inschrijving is ontvangen. De exposant dient het volledige bedrag te voldoen zoals overeengekomen met de Organisator.

Annulering en wijzigingen

Annulering van deelname door de exposant dient schriftelijk te geschieden
Bij annulering door de exposant is restitutie van het deelnamebedrag niet mogelijk
De Organisator behoudt zich het recht voor om het evenement te annuleren of te wijzigen in geval van overmacht, onvoldoende inschrijvingen, technische problemen of andere onvoorziene omstandigheden. In dergelijke gevallen zal de Organisator de exposant hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte stellen en eventuele betalingen terugbetalen.

Catering

De Organisator zal cateringfaciliteiten beschikbaarstellen tijdens de netwerkborrel
De Organisator regelt voor twee personen een exposanten netwerklunch tussen 11:30 - 12:15 in de Martinikerk.
De Exposanten zijn vrij om

Schoonmaak & afval

Exposanten zijn tijdens en na afloop van het event verantwoordelijk voor het schoonhouden van zijn/ haar plek en het opruimen van afval
De exposant is aansprakelijk voor eventuele schade veroorzaakt door het niet naleven van de schoonmaak- en afvalverwijderingsvoorschriften.

Foto- en videomateriaal

De organisator behoudt zich het recht om foto's en video's te maken tijdens het evenementen, inclusief de plek van exposanten
De exposant stemt ermee in dat de Organisator het foto- en videomateriaal kan gebruiken voor promotionele en marketingdoeleinden zonder enige vergoeding aan de exposant.

Aansprakelijkheid

De exposant is volledig verantwoordelijk voor zijn/ haar plek, inclusief alle eigendommen, producten en materialen
De Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, verlies of eigendommen van de exposanten.